Voorbeeld: nummerplan tijdens werktijd
Voordat u uw telefooncentrale instelt is het belangrijk dat u eerst een nummerplan maakt voor uw organisatie.
Bij de installatie van Hosted Telefonie helpt een monteur u daarbij. Met een nummerplan bepaalt u wie er wanneer en op welk nummer bereikbaar is en op welke manier. Zo kunt u uw telefonische bereikbaarheid binnen én buiten kantoortijden regelen. En u kunt keuzemenu’s en doorschakelingen organiseren.
Een nummer kan een extern (publiek) telefoonnummer zijn of een intern, verkort nummer: een extensie. De verschillende elementen binnen uw telefooncentrale kunt u met nummers aan elkaar koppelen. Om u een beter beeld te geven van hoe een nummerplan werkt in de praktijk, geven wij u een paar voorbeelden.
Voorbeeld: nummerplan tijdens werktijd
Uw bereikbaarheid binnen en buiten kantoortijden verschilt. U kunt daarop uw nummerplan inrichten. Hieronder ziet u een nummerplan voor tijdens kantooruren.
- Stel uw bedrijf heeft een centraal telefoonnummer: 088-7654000
- Een beller krijgt uw keuzemenu te horen als hij dit nummer belt
- De beller kan kiezen voor de verkoopafdeling door een 1 in te toetsen, voor de supportafdeling door een 2 in te toetsen en voor de receptie door een 9 in te toetsen
- Binnen het keuzemenu kunt u instellen dat de beller wordt doorgeschakeld naar een bepaald in- of extern telefoonnummer, zodra hij een nummer heeft ingetoetst
- In onderstaand voorbeeld wordt doorgeschakeld naar 101 voor de belgroep verkoop, 102 voor belgroep support en 209 voor de receptiemedewerker
Belgroep Verkoop intern: 101 Belgroep Support extern: 0887654001 intern: 102 Medewerker Receptie extern: 0887654002 intern: 209 Medewerker 1 intern: 201 Medewerker 2 intern: 202 Medewerker 3 intern: 203 Medewerker 4 intern: 204 Medewerker 5 intern: 205 Keuzemenu extern: 0887654000 Kies 1 Kies 2 Kies 9
U kunt een belgroep verkoop aanmaken voor de verkoopafdeling. Deze geeft u alleen een intern nummer (101). Deze belgroep hoeft namelijk niet direct bereikbaar te zijn op een extern nummer. Dit loopt altijd via het keuzemenu.
Binnen deze belgroep kunt u een aantal (nummers van) medewerkers selecteren die bij de verkoopafdeling horen. Al deze medewerkers stelt u met een bepaald patroon (policy) in voor de belgroep. Zo kan altijd één van de medewerkers het gesprek beantwoorden. Deze medewerkers hebben alleen een intern nummer. Zij kunnen dus niet direct gebeld worden van buiten de telefooncentrale. Zij ontvangen hun oproepen alleen via de belgroep. Wél kunnen zij elkaar onderling bellen via het verkorte nummer, de extensie.
De belgroep support heeft naast een intern nummer ook een extern nummer. Op het externe nummer kunnen
de leden van deze belgroep direct, van buiten de telefooncentrale, gebeld worden.
