Privacyreglement

Privacyreglement VTM Groep.

Bij VTM respecteren we je privacy en begrijpen we hoe belangrijk persoonsgegevens zijn die ons zijn toevertrouwd door klanten, medewerkers en andere partijen. We garanderen een zorgvuldige behandeling van je gegevens en houden ons aan de eisen van de Nederlandse en Europese wetgeving (GDPR/AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens.

Hieronder vind je onze algemene principes voor de bescherming van je privacy binnen VTM.

Algemene bepalingen

Dit privacyreglement is van toepassing op VTM Groep B.V. en de werkmaatschappijen die actief zijn in Telecom en IT-diensten: VTM Services B.V. en M2M Services B.V.

Waar in dit reglement wordt gesproken over VTM Groep B.V., bedoelen we ook deze werkmaatschappijen.  

Wanneer je jouw gegevens met ons deelt, slaan we die op en verwerken we ze volgens dit reglement. Daarbij houden we ons altijd aan de geldende privacywetgeving en zorgen we dat je gegevens zorgvuldig worden beschermd. 

Verwerkingsverantwoordelijke

VTM Groep B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens. Ons kantoor is gevestigd aan Honderdland 190, 2676 LT in Maasdijk.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze zakelijke diensten goed uit te kunnen voeren. Denk hierbij aan IT, Telecom, Internet of Things, Cybersecurity en Business optimalisatie. We gebruiken je gegevens alleen voor doelen die daarbij passen, zoals:

  • Het leveren van onze diensten zoals afgesproken;
  • Het vastleggen van de gemaakte afspraken in een overeenkomst, met ons of met een partner van jouw keuze;
  • Het doen van passende aanbiedingen en verstrekken van informatie over onze diensten en activiteiten, afgestemd op jouw wensen;
  • Het ondersteunen van jouw  ontwikkeling en inzetbaarheid, zoals training, opleiding of testen;
  • Interne doeleinden zoals managementrapportages, controles, audits en veiligheid;
  • Het verbeteren van onze kwaliteit, bijvoorbeeld bij certificeringen;
  • Het zorgen voor veiligheid tijdens een bezoek aan ons kantoor en het naleven van Arbo-verplichtingen bij calamiteiten.;
  • Het organiseren van sollicitatieprocedures;
  • Het voldoen aan wet- en regelgeving bij een arbeidsrelatie, zoals identificatie, arbeids- en belastingwetgeving, fraude­bestrijding en sanctiewetgeving.. 

Welke gegevens verwerken wij van jou?

We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die je aan ons verstrekt. 

Welke gegevens verwerken we per groep? 

Opdrachtgevers

We verwerken de volgende zakelijke gegevens:

  • Naam, adres en vestigings- of woonplaats (NAW-gegevens)
  • Geboortedatum
  • Gegevens van je identiteitsbewijs
  • E-mailadres
  • Andere gegevens die nodig zijn om de relatie goed te onderhouden

Sollicitanten

  • Naam en contactgegevens
  • Gegevens over je opleiding en werkervaring
  • Eventuele aanvullende informatie die je vrijwillig met ons deelt

Bezoekers van ons kantoor

  • NAW-gegevens
  • Naam van je contactpersoon bij ons
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Datum, tijd en reden van je bezoek 

Werknemers

We verwerken alleen gegevens die relevant en noodzakelijk zijn, zoals:

  • NAW-gegevens, contactgegevens, geboortedatum en -plaats, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat
  • CV, werkervaring, scholing en opleidingen, referenties, (kopie) getuigschriften
  • Bankrekeningnummer, zorgverzekeringsgegevens (polis- of klantnummer)
  • (Kopie) pasfoto, ID-bewijs, werkvergunning, verblijfsvergunning, arbeidsovereenkomst, VOG
  • BSN-nummer

Medische gegevens verwerken we alleen als jij hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft, bijvoorbeeld bij een allergie of medische aandoening zoals epilepsie. Deze informatie helpt ons om in noodgevallen adequaat te kunnen handelen.  

Doorgifte van persoonsgegevens

Soms delen we jouw persoonsgegevens met anderen. Dat doen we alleen als het nodig is om de afgesproken dienstverlening goed uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers, onderaannemers of partijen die namens ons bepaalde werkzaamheden uitvoeren (zoals verwerkers). 

Daarnaast kunnen we je gegevens doorgeven aan andere partijen als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kan bijvoorbeeld op basis van wet- en regelgeving, een gerechtelijk bevel of een uitspraak van de rechter. 

Verwerkers

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening schakelt VTM Groep B.V. verwerkers in. Dit zijn partijen die namen ons persoonsgegevens verwerken. Met al deze verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de wettelijke vereisten. Zo zorgen we ervoor dat jouw gegevens ook bij deze partijen goed beschermd zijn. 

Bijzondere persoonsgegevens

We verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat echt nodig is. Dat doen we alleen als:

  • we hier wettelijk toe verplicht zijn
  • jij ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, of
  • de wet het op een andere manier toestaat.

Onder 'bijzondere persoonsgegevens' vallen gevoelige gegevens, zoals:

  • afkomst of ras
  • religie of levensovertuiging
  • politieke voorkeur
  • gezondheid
  • seksuele gerichtheid
  • lidmaatschap van een vakbond
  • strafrechtelijk verleden
  • informatie over mogelijk ongepast of hinderlijk gedrag

We gaan met dit soort gegevens extra zorgvuldig om.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen en zorgen we dat gegevens veilig worden opgeslagen en op tijd worden verwijderd. 

Per doelgroep hanteren we de volgende bewaartermijnen:

  • Opdrachtgevers: je gegevens bewaren we tussen 6 maanden en 10 jaar na afloop van onze dienstverlening, afhankelijk van de soort dienst.
  • Medewerkers: persoonsgegevens bewaren we tot 7 jaar na het einde van je dienstverband.
  • Sollicitanten: we bewaren je gegevens tot 4 weken na het vervullen van de vacature. Alleen als je ons toestemming geeft, bewaren we ze langer.
  • Bezoekers: je bezoekgegevens bewaren we tot 24 maanden na je bezoek, tenzij je daarna klant of partner wordt van VTM.

In sommige gevallen kunnen we van deze termijnen afwijken, bijvoorbeeld als de wet dat vereist of als het in het algemeen belang van VTM is.

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Bij VTM Groep B.V. nemen we geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op profilering of geautomatiseerde processen.

Beveiliging en geheimhouding

Je privacy is belangrijk voor ons. Daarom zorgen we ervoor dat je persoonsgegevens goed beschermd zijn. We nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om misbruik, verlies of onbevoegde toegang te voorkomen. 

Denk hierbij aan zaken zoals fysieke beveiliging, versleuteling en wachtwoordbeveiliging. Ook zorgen we dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot je gegevens – en die hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

We vragen van partijen die namens ons gegevens verwerken (zowel binnen als buiten Nederland) dat zij dezelfde hoge beveiligingsstandaarden hanteren.

Certificeringen

VTM Groep B.V. heeft verschillende certificeringen op het gebied van informatiebeveiliging. Klik hier voor het actuele overzicht. 

Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten aanpassen of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking of vragen om overdracht van je gegevens. Dit alles binnen de kaders van de wet.

Wil je een recht uitoefenen, of heb je een vraag of klacht? Neem dan contact met ons op:

VTM Groep B.V.
T.a.v. Privacy Officer
Honderdland 190
2676 LT Maasdijk
e-mail: privacy@vtmgroep.nl

Cookieverklaring

Ons cookiebeleid is te vinden in een apart document op onze website, onder de pagina Cookiestatement VTM Groep.

Wijzigingen in dit privacyreglement

We kunnen dit reglement af en toe aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op onze website. We raden je aan om deze regelmatig te bekijken, zodat je op de hoogte blijft van ons privacybeleid.