Sharepoint: De file server van de toekomst
Een file server is in de regel een gedeelde schijf binnen uw organisatie, vaak op een fysieke server of NAS op kantoor, de dataroom of in de spreekwoordelijke “bezemkast”. Vrijwel elk bedrijf heeft er nog één, maar dankzij de nieuwe ‘Next gen’ OneDrive clients en SharePoint Document Libraries, worden de persoonlijke homedrives en gedeelde schijven eindelijk vervangen voor een “future proof” oplossing.
Van fileserver naar Sharepoint
SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als raamwerk voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Tegenwoordig werken mensen tijd en plaats onafhankelijk. Ze willen overal eenvoudig toegang hebben tot bestanden en zijn gewend vanuit hun Windows Verkenner direct te navigeren naar afdelingsbestanden waar ze mee en aan werken. Een gewoonte die slecht is af te leren.
Partijen als Google Docs en Dropbox hebben slim op deze gewoonte ingespeeld door een Cloud filestructuur op lokale computers aan te bieden. Deze oplossing sluit aan op de ervaring van medewerkers om te slepen met documenten. Met deze manier van werken zijn de meeste mensen opgegroeid. Natuurlijk konden we een 'drive mapping' leggen naar een SharePoint Document Bibliotheek, maar dit was fout gevoelig en had diverse nadelen zoals authenticatie timeouts en functionaliteit.
Geen beperkende limieten meer
In het verleden kende SharePoint diverse beperkingen rond bestandsgrootte, het aantal bestanden en het gebruik van leestekens. Inmiddels zijn deze beperkingen verwijderd en kunnen zo’n 30 miljoen bestanden worden opgeslagen in 1 documentbibliotheek en is de maximale upload grootte 15GB. Limieten zijn dusdanig verhoogd, dat grote aantallen data geen beperking meer vormen.
Wanneer een volledige document bibliotheek wordt gesynchroniseerd naar PC’s, wordt geadviseerd niet meer dan 100.000 bestanden in 1 document bibliotheek op te slaan.
Voordelen SharePoint t.o.v. fileserver
Om te beginnen kan alle data vanaf één plek worden doorzocht. Plus bestanden zijn eenvoudig en veilig te delen met externen. Alle modificaties op bestanden worden in audits vastgelegd en zijn door niemand te manipuleren.
Deze functies, samen met de vele mogelijkheden rond data retentie, policies, eDiscovery en LegalHolds, zorgen ervoor dat bedrijven stukken eenvoudiger voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Geen last meer van virus of ransomware
OneDrive en SharePoint, houden alle wijzigingen bij op bestandsniveau. Hierdoor kan een gebruiker of een Admin alle modificaties tot een bepaald moment in tijd terugspoelen. Met deze functionaliteit wordt eventuele schade als gevolg van een virus of ransomware eenvoudig ongedaan gemaakt.
Op het gebied van veiligheid bieden SharePoint en OneDrive nog diverse andere features die tot voor kort alleen betaalbaar waren voor multinationals, zoals het gebruik van Digital rights Management (DRM) en Information Rights Management (IRM).
Bestanden synchroniseren met OneDrive-synchronisatieclient
Wanneer uw organisatie een abonnement heeft op een passende Office 365 licentie, kunt u bestanden van SharePoint Online synchroniseren naar een map op uw computer van waaruit u rechtstreeks kunt werken in de Windows verkenner (de mappen structuur op uw pc/laptop) en toegang hebt tot bestanden, zelfs wanneer u offline bent.
Wanneer u online bent, worden alle wijzigingen door u of anderen automatisch gesynchroniseerd.
