Hoe breng je een duidelijke structuur aan in jouw mappen?

Orde op zaken betekent niet alleen een opgeruimde werkplek, maar ook een nette digitale omgeving. Werken met een duidelijke mappenstructuur geeft meer overzicht en zorgt er uiteindelijk voor dat je (veel) meer gedaan krijgt. In vijf stappen leggen wij uit hoe je een goed systeem hanteert voor de indeling van jouw mappen.

Stap 1: Begin met opschonen
Bekijk alle mappen, ook als je niet meer precies weet wat er instaat. Vraag je bij elke map of document af of het nog relevant is. Is het antwoord nee, en weet je zeker dat je het niet meer nodig hebt. Gooi het dan weg. Ook lege mappen mogen eraan geloven. Data waar niet (meer) mee gewerkt wordt, maar niet weg mag noemen we "Archief data". Dit wordt ook wel koude of passieve data genoemd. Vaak is een aparte structuur gewenst voor archief data, ook gezien deze vaak op een ander type opslag wordt bewaard. Het "Managen" van data zorgt in deze ook direct voor een geoptimaliseerde back-up.

Stap 2: Breng een duidelijke structuur aan
Je weet nu waar je structuur aan moet geven. Breng overzicht aan door middel van mappen met logische (sub)namen. Begin op het hoogste niveau, en werk van daaruit naar beneden. Tracht hierin zo concreet mogelijk te zijn qua benamingen. Generieke namen worden al gauw een verzamelbak. Maak mappen aan voor de meest gebruikte of voor jou belangrijke categorieën of onderwerpen, en gebruik submappen voor de deelgebieden daarvan. De hoofdmap is dus het onderwerp, de submappen zijn bijvoorbeeld de correspondentie(route) die je doorloopt of de administratie die je bewaart. Zet Archief data in een eigen structuur, zodoende kun je deze eventueel later altijd verplaatsen naar een andere opslag optie.

Een voorbeeld:

Organisatie - Actieve data
1. Business Unit - Account Management
  1. Klant A
    1. Programma 1
      1. Project A
        
        Map 1
        
        Map 2
      2. Project B
      3. Project C
    2. Programma 2
    3. Programma 3
  2. Klant B
  3. Klant C
2. Business Unit - Operations
3. Business Unit - Management
4. Business Unit - X
Organisatie - Archief data

Stap 3: Beperk het aantal hoofdmappen
Een duidelijke hoofdstructuur beperkt het aantal mappen en gebruikt duidelijke benamingen. Vermijd mappen met algemene benamingen, dat worden waarschijnlijk ‘vergaarbakken’. Hou het concreet, dat maakt het indelen en zoeken van informatie makkelijker.

Stap 4: Deel uw informatie in
Deel alle informatie die je overhield na stap 1, nu in alle nieuwe mappen in. Sleep inhoud en mappen naar de nieuwe structuur en verwijder daarna de overgebleven oude mappen.

Stap 5: Check en dubbelcheck
Ga vervolgens nog een keer door het nieuwe systeem en loop de mappen na. Staat alles op zijn plek? Zijn de benamingen duidelijk? Kun je het later nog terugvinden? Belangrijk: is informatie ook voor medewerkers of externen (je boekhouder) goed terug te vinden? Als dat niet het geval is, verplaats de informatie dan. Een duidelijke structuur is overdraagbaar.

Relatie met producten en diensten

Hoewel de mappenstructuur in principe los staat van specifieke producten en diensten is er tot op zeker hoogte wel een relatie te maken met faciliterende systemen en platformen. In het "moderne werkplek" concept van Microsoft zijn Sharepoint en Onedrive bijvoorbeeld belangrijke opslag oplossingen voor actieve data en wordt daarnaast vaak gebruik gemaakt van "File Storage" oplossingen als Azure Files, Lokale NAS of lokale File Server voor archief data.

In veel gevallen zal een ERP of CRM systeem echter de belangrijkste bron van informatie/document opslag zijn.

Wil je meer weten over het structuren van jouw mappen of de moderne werkplek? Neem dan zeker contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Terug naar overzicht

Mappenstructuur