Gespreksopname op uw platform voor telefonie
U gebruikt of wilt gebruik maken van gespreksopname voor zakelijke doeleinden. Daarop zijn wettelijke regels van toepassing, gericht op het kenbaar maken van de opnames, het gebruik en archivering van gegevens. Als uw telecom partner stelt VTM Groep u via deze weg op de hoogte van de regelgeving waar u rekening mee dient te houden. VTM Groep is in geen geval aansprakelijk voor gevolgen indien u zich niet aan de wettelijke voorschriften houdt.
- Opname van gesprekken mag, zolang u de opname en eventueel verstrekte gegevens in het gesprek, niet verwerkt en archiveert. U maakt gebruik van opname met een bewaartijd in de portal van uw telefonie omgeving. Hierdoor doet u aan archivering van de gesprekken. Indien er namen van bellers te horen zijn, valt dit onder de registratie van persoonsgegevens.
- U mag alleen opnemen zolang u zelf deelnemer bent aan het gesprek of namens (met toestemming van) een deelnemer handelt. Voor uw bedrijf geldt dat u daarom bijvoorbeeld toestemming moet hebben van uw medewerkers om de gesprekken op te kunnen nemen.
- Als u de opnames wilt gaan gebruiken, ongeacht van de reden daarvoor, moet het opnemen van gesprekken gemeld worden aan beller en ontvanger. Dit hoeft niet per se via een aankondiging bij het gesprek, maar kan bijvoorbeeld ook in de privacy statement van uw bedrijf zijn opgenomen.
- Als een medewerker akkoord gaat met opname van zijn of haar gesprekken voor trainingsdoeleinden, mogen deze gesprekken niet gebruikt worden voor controle van de medewerker. Op dat moment is het oneigenlijk gebruik, deze opnames zijn dan ook geen grondslag voor beoordeling of ontslag. Het is wel aan te voeren als bewijslast in een burgerlijke of strafrechtelijke rechtszaak, de afweging is dan aan de rechter of het minnelijke bewijslast is.
