Jouw medewerkers werken thuis. Waar moet je op letten?

woensdag 1 april 2020

Is thuiswerken een zegen of een vloek? In deze periode is thuiswerken opeens actueler dan ooit. Maar hoe zorg je er binnen jouw organisatie nou voor dat al die mensen die voorheen op kantoor hun werk deden nu ook op afstand goed kunnen blijven functioneren? Waar moet je op letten als plotseling veel medewerkers thuiswerken?

IT-infrastructuur

Om te beginnen moet de IT-infrastructuur geschikt zijn om grote aantallen medewerkers te kunnen laten thuiswerken. De servers dienen voldoende capaciteit te hebben, anders gaat het werken voor de thuiswerkers tergend langzaam. Ook de telecomverbinding van het bedrijf moet het aankunnen. Als verbindingen of systemen uitvallen, moet dit probleem snel hersteld kunnen worden.

Een goede thuiswerkomgeving

Ook de voorzieningen bij de mensen thuis moeten in orde zijn. De desktop computer of laptop moet snel genoeg zijn om comfortabel te kunnen werken. Wanneer videovergaderingen nodig zijn, moet de pc of laptop dat wel goed aankunnen. Zorg ervoor dat uw medewerkers ten minste over de juiste hard- en software beschikken.

Helpdeskondersteuning

Belangrijk is om medewerkers te informeren hoe om te gaan met de hard- en software. Voor de meest prangende vragen over ‘tools’ en toegankelijkheid van systemen moet een contactpunt bekend zijn bij iedereen, waar iedereen met zijn vragen snel terecht kan voor hulp. Werkt het op de thuiswerkplek niet naar behoren, dan is dat onprettig voor de medewerker en kan de motivatie afnemen. Vragen zullen er zeker komen, dan is het prettig wanneer de juiste personen klaar staan om te helpen. Dat houdt de snelheid en motivatie er in.

Interne communicatie

Belangrijke veranderingen in de werkprocessen moeten systematisch vastgelegd worden. Dit vermindert de kans op verwarring en disfunctioneren. Versnippering moet worden tegengegaan en alles moet vindbaar zijn en blijven. Probeer zo veel mogelijk te voorkomen dat elk team in zijn eigen koker gaat zitten.

Beperkt het aantal tools

Houd het aantal tools om als groep op afstand verbonden te blijven en goed te functioneren beperkt. Eén online kantoorpakket, één chat tool en één platform voor (video)vergaderen, zoals bijvoorbeeld Teams, zijn voldoende. Medewerkers zijn vanuit huis minder nauw betrokken bij de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Door alles dan op één centrale plek te delen, dan weet iedereen waar hij-zij moet zijn om op de hoogte te blijven.

Stap voor stap

Bedenk dat thuiswerk noodzaakt tot verandering. Niet iedereen gaat daar even makkelijk in mee. Besef dat die verandering in bedrijfscultuur niet vanzelf gaat. Sommige zaken moeten worden uitgeprobeerd en worden herhaald. Ontdek wat voor de meerderheid goed werkt en communiceer dat met alle medewerkers. Belangrijk is dat medewerkers vertrouwen krijgen in de nieuwe werkwijze en dat de hele organisatie ervan overtuigd raakt wat de meest optimale manier is om ook met het vele thuiswerken optimaal verbonden te blijven en samen te werken met elkaar.

Bezoekers van deze pagina bekeken ook:

• Optimaal vergaderen in Microsoft Teams
• Werkplek 2020