De werkplek na de coronapandemie

woensdag 31 maart 2021

Met alle collega’s tegelijk op kantoor is niet meer ‘gewoon’ en zal ook niet meer terugkeren. Afwisselend thuis en op kantoor werken wordt de nieuwe standaard; hybride werken noemen we dat. Echter om dit te realiseren moeten veel organisaties nog flinke stappen zetten.

De werkplek was al aan het veranderen. Niet meer vast op kantoor, maar altijd en overal online, kenden we al als ‘het nieuwe werken’. De coronapandemie heeft deze verandering versneld. De werkplek verandert, onze werkwijze verandert en technologie moet daarop worden aangepast. De zogenaamde ‘everywhere enterprise’ zal domineren en zich moeten richten op mobiliteit en security.

Veranderende werkplek

De belangrijkste verandering is onze werkplek. Gebruikersgemak en functionaliteit staan centraal in de hybride werkplek, afwisselend thuis, onderweg of op kantoor, de werkplek moet optimaal (samen)werken niet in de weg staan. Tegelijk moet dit niet ten koste gaan van de veiligheid van systemen en bedrijfsinformatie.

Veel bedrijven zijn overgestapt op (permanent) thuis werken, mede ingegeven door het advies vanuit de overheid. Maar ook na corona zullen veel bedrijven deze internationale trend voortzetten. De verwachting is dat minder kantoorruimte nodig zal zijn. Niet dat kantoren verdwijnen, maar ze zien er anders uit en worden voor verschillende doeleinden gebruikt. Het kantoor wordt een ruimte waar mensen samenkomen en samenwerken in plaats van alleen te werken. Kantoren worden kleinere, minder gestructureerde ruimtes met minder bureaus, vooral bedoeld voor sociale bijeenkomsten.

Veranderende werkwijze

Het (gedeeltelijk) thuiswerken brengt ook uitdagingen met zich mee voor organisaties. De tijdelijke thuiswerkomstandigheden lijken geaccepteerd, maar als deze een permanent karakter krijgen, hebben medewerkers behoefte aan betere ondersteuning. Dat betekent meer vraag naar technologieën op het gebied van sociale interactie en management gericht op het ‘nieuwe normaal’, om medewerkers betrokken te houden bij het bedrijf en de bedrijfscultuur in stand te houden.

Veranderende technologie

De veranderde werkwijze en werkplek hebben grote impact op de digitale infrastructuur van een organisatie. Medewerkers hebben behoefte aan technologie welke zorgt voor de best mogelijke werkervaring. Dat betekent dat medewerkers gefaciliteerd moeten worden met de juiste hardware, maar op systeem niveau vraagt dit ook veel van de IT-infrastructuur. Toegang tot devices en het beveiligen van bedrijfsgegevens op mobiele devices zal optimaal geregeld moeten zijn om de kans op datalekken of security incidenten tot een minimum te beperken. Tegelijk moeten medewerkers wel eenvoudig bij hun bestanden en gegevens kunnen om optimaal te kunnen (samen)werken.

De toename van cyberdreigingen tijdens de coronapandemie onderschrijft het belang van de security van de hybride werkplek. Gelukkig zijn steeds meer mensen zich bewust van de risico’s en bijvoorbeeld phishing-berichten, echter hoe meer devices gebruikt worden voor toegang tot bedrijfssytemen, hoe meer mogelijkheden voor kwaadwillenden.

Werkplekbeheer

Organisaties moeten zorgen voor een gebruiksvriendelijke, functionele en veilige werkomgeving. De IT-afdeling moet in staat zijn om voor verschillende devices en toepassingen snel beleid te implementeren en af te dwingen. Met proactief werkplekbeheer moet elke individuele werkplek gemonitord, beheerd, up-to-date en veilig gehouden worden. IT-afdelingen moeten snel en centraal vereiste configuraties, patches en updates kunnen uitrollen naar devices en medewerkers.

Veel medewerkers gebruiken helaas nog steeds zwakke wachtwoorden om toegang te krijgen tot applicaties en andere zakelijke bronnen. Dit is al een onveilige en lastige inlogmethode, maar nu steeds meer medewerkers overschakelen naar mobiele apparaten, wordt deze methode steeds onzekerder.

Verwacht mag worden dat mobiele apparaten zelf in toenemende mate een inlogmethode zullen worden met behulp van een wachtwoordloos authenticatiesysteem dat biometrische identificatie combineert. In de consumentenwereld zijn we hier allemaal aan gewend als we online of via apps winkelen. De verschuiving naar thuiswerken zal het einde van het wachtwoord dan ook verder bespoedigen.

Werken opnieuw vorm geven

De manier van werken in de toekomst zal anders zijn. Deze verandering biedt zowel kansen als uitdagingen om onze manier van werken opnieuw vorm te geven. De ‘everywhere enterprise’ is geen tijdelijk fenomeen, de hybride werkplek, afwisselend thuis, onderweg of op kantoor, is het nieuwe nieuwe werken. De werkplek moet optimaal (samen)werken faciliteren en optimaal veilig zijn ingericht. Dit is een nieuwe realiteit, en deze realiteit zal zich uitbreiden naarmate werknemers nieuwe manieren ontdekken om de productiviteit overal te verhogen.