Template inventarisatie Apps richting eindgebruikers

Template aankondiging trainingsportal

Deze pagina biedt een standaard template voor het intern inventariseren van gebruikte applicaties. Het is nadrukkelijk bedoeld om u met dit voorbeeld te inspireren en tot nadenken te zetten over de zaken welke komen kijken bij de informatieverstrekking richting medewerkers/eindgebruikers. Ieder punt in dit voorbeeld dient u zelf af te wegen en op maat te maken voor uw organisatie.


VOORBEELD INVENTARISATIE APPS

Betreft: Inventarisatie gebruikte applicatie's

Beste collega,

[Klantnaam] heeft besloten om haar bestaande IT omgeving te migreren naar nieuwe moderne IT infrastructuur. Het doel van deze stap is om een moderne, betrouwbare IT omgeving te hebben welke klaar is voor de toekomst.

Waarom?
Applicaties, IT systemen en netwerk componenten zijn cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat wij hier continue aandacht aan geven en zorgen dat deze voorzieningen ons in staat stellen onze bedrijfsvoering en werkwijzen zo optimaal mogelijk faciliteren. Gezien de technologische ontwikkelingen continue doorgaan willen we hierin bijblijven. Deze stap zorgt daarvoor.

Wat?

We gaan gebruik maken van de nieuwste technieken welke vandaag de dag te verkrijgen zijn. Dit betreft onder meer: 

  • Microsoft 365 zodat we altijd en overal toegang hebben tot e-mail, agenda en documenten; 
  • Fortinet Firewall zodat ons netwerk optimaal beveiligd is tegen kwetsbaarheden en bedreigingen; 
  • Sharepoint & OneDrive zodat documenten altijd en overal bereikbaar zijn;
  • VTM Grip zodat het NOC van VTM ons altijd en overal kan ondersteunen.

Hoe en wanneer?
Gedurende de migratie zullen de e-mail functionaliteiten tijdelijk onderbroken worden. Deze onderbreking zal plaatsvinden van vrijdag 12 januari om 17:00  tot en met maandag 15 januari 09:00Tijdens de migratie zal de toegang tot de oude mail worden afgesloten en heeft u hier geen toegang tot. U ziet uw mailboxen en berichten dus niet meer op smartphone, tablet op laptop. Na de migratie krijgt u weer toegang tot “oude” mailberichten/mappen alsook alle mailberichten welke tijdens de migratie aan u geadresseerd zijn. 
 
Op vrijdag 12 januari zal VTM starten met de migratie van de huidige omgeving naar de door hen ingerichte omgeving. Een dergelijke migratie heeft altijd impact. Derhalve is ervoor gekozen deze in het weekend uit te voeren. Desalniettemin zul je wanneer je gebruik gaat maken van de nieuwe faciliteiten door onbekendheid met deze nieuwe technieken en werkwijzen, laatste afwerking en andere onvoorziene zaken ongetwijfeld tegen zaken aanlopen. VTM is daarom ook op maandag aanwezig om te ondersteunen en zaken waar we tegen aan lopen direct aan te pakken.

Wat hebben we van jou nodig?
Voor het omzetten van ieders individuele werkplek hebben we gedurende een tijdbestek van 3 uur je PC/Laptop nodig. Gedurende die periode word jouw werkstation opnieuw geinstalleerd. Van jou hebben we uiterlijk voor 5 Januari nodig:

  • De door jou gebruikte software welke op je PC staat naast de Word, Excel en Outlook. Software welke je via het internet gebruikt is niet nodig om door te geven.
  • Zorg ervoor dat je een backup hebt gemaakt van al je data
  • Bewaar/sla op alle bekende inlognamen en wachtwoorden; deze moeten opnieuw handmatig worden ingevoerd! Vergeten betekent opnieuw aanvragen …
  • Zorg dat je voor de herinstallatie een backup hebt gemaakt van bestanden (bureaublad, mijn documenten, mijn afbeeldingen, favorieten en downloads + C-schijf overig), die nu lokaal op je PC staan, want alles wordt verwijderd. Dit geldt ook voor evt. zelf geïnstalleerde programma’s. Maak teventueel gebruik van de Micrsoft Synchroniatie mogelijkheden: https://www.vtmgroep.nl/kennisbank/gegevens-overzetten-van-windows-10
  • Houd er ook rekening mee, dat emailadressen, die nu nog automatisch aangevuld worden, niet meer terugkomen. Je zult deze namen in het begin weer minimaal 1x in moeten voeren. Je adresboek blijf gewoon bewaard idien deze word gesynchroniseerd met je Microsoft Account.

Vragen?
Mocht je vragen of opmerkingen hebben, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.

Met vriendelijke groet,

Terug naar overzicht

Deel via: