Template aankondiging IT project voor externe projectleider

Deze pagina biedt een standaard template voor de aankondiging van een IT Project voor de externe projectleider (vanuit VTM gezien). Het is nadrukkelijk de bedoeling u met dit voorbeeld te inspireren en tot nadenken te zetten over de zaken welke komen kijken bij de informatieverstrekking richting de externe projectleider voor het specifieke project.


Van: Interne Projectleider VTM
Aan: Externe Projectleider Klant

VOORBEELD Kick-off IT Project

Betreft: Kick-off IT Project

Geachte heer, mevrouw, Beste [voornaam], 
 
Binnenkort starten we aan een mooi IT project bij [Klantnaam] . Zoals altijd is communicatie essentieel voor het succesvol uitvoeren van een project maar ook om de gebruikers welke hier impact van ondervinden hier goed in mee te nemen.

Waarom? 
Applicaties, IT systemen en netwerk componenten zijn cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat hier continue aandacht aan wordt gegeven maar ook om de mensen die hier mee werken hierin mee te nemen.

Project team
Het project team bestaat uit een Engineer van VTM en mijzelf als projectleider. Uw accountteam in de vorm van de Accountmanager [Naam Account Manager] & de binnendienst collega {Naam binnendienst collega] zijn vanzelfsprekend wel betrokken maar zullen niet dagelijks betrokken zijn bij het project.

Eerste aanspreekpunt tijdens en na het project
Tijdens het project ben ik jullie eerste aanspreekpunt. Ik ben te bereiken via onderstaande contactgegevens (onderaan email). Na oplevering vind er een overdracht plaats richting de service organisatie van VTM en zal voor eindgebruikers het NOC van VTM het eerste aanspreekpunt zijn en voor u als contact persoon weer uw eigen account manager.

Planning
In de klantportal van VTM kunt u de actuele planning van medewerkers van VTM zien voor uw project. Vanzelfsprekend zal ik u zelf ook tijdig informeren. De klantportal is bereikbaar via https://portal.vtmgroep.nl/ .

Communicatie richting eindgebruikers
Het is belangrijk eindgebruikers mee te nemen in het communicatie plan. Onderstaand een voorbeeld welke u intern kunt gebruiken.

Vragen? 
Mocht je vragen hebben over het project of de aanpak, aarzel niet om contact met mij op te nemen. 

Met vriendelijke groet, 

Terug naar overzicht

Deel dit artikel via: