Template aankondiging IT project voor eindgebruikers
Deze pagina biedt een standaard template voor de aankondiging van een IT Project voor eindgebruikers. Het is nadrukkelijk de bedoeling u met dit voorbeeld te inspireren en tot nadenken te zetten over de zaken welke komen kijken bij de informatieverstrekking richting medewerkers. Ieder punt in dit voorbeeld dient u zelf af te wegen en op maat te maken voor uw organisatie.
Van: Senior sponsor IT migratie uit de klant organisatie
Aan: Alle betrokken medewerkers
VOORBEELD AANKONDIGING IT MIGRATIE
Betreft: Aankondiging IT migratie
Beste collega’s,
[Klantnaam] heeft besloten tot de migratie van de huidige IT omgeving naar een toekomst vaste, betrouwbare en veilige IT omgeving via de VTM Groep.
Waarom?
Applicaties, IT systemen en netwerk componenten zijn cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat wij hier continue aandacht aan geven en zorgen dat deze voorzieningen ons in staat stellen onze bedrijfsvoering en werkwijzen zo optimaal mogelijk faciliteren.
Wat?
We gaan gebruik maken van de nieuwste technieken welke vandaag de dag te verkrijgen zijn. Dit betreft onder meer:
- Microsoft 365 zodat we altijd en overal toegang hebben tot e-mail, agenda en documenten;
- Fortinet Firewall zodat ons netwerk optimaal beveiligd is tegen kwetsbaarheden en bedreigingen;
- Sharepoint & OneDrive zodat documenten altijd en overal bereikbaar zijn;
- VTM Grip zodat het NOC van VTM ons altijd en overal kan ondersteunen.
Hoe en wanneer?
Gedurende de migratie zullen de e-mail functionaliteiten tijdelijk onderbroken worden. Deze onderbreking zal plaatsvinden van vrijdag 12 januari om 17:00 tot en met maandag 15 januari 09:00. Tijdens de migratie zal de toegang tot de oude mail worden afgesloten en heeft u hier geen toegang tot. U ziet uw mailboxen en berichten dus niet meer op smartphone, tablet op laptop. Na de migratie krijgt u weer toegang tot “oude” mailberichten/mappen alsook alle mailberichten welke tijdens de migratie aan u geadresseerd zijn.
Op vrijdag 12 januari zal VTM starten met de migratie van de huidige omgeving naar de door hen ingerichte omgeving. Een dergelijke migratie heeft altijd impact. Derhalve is ervoor gekozen deze in het weekend uit te voeren. Desalniettemin zul je wanneer je gebruik gaat maken van de nieuwe faciliteiten door onbekendheid met deze nieuwe technieken en werkwijzen, laatste afwerking en andere onvoorziene zaken ongetwijfeld tegen zaken aanlopen. VTM is daarom ook op maandag aanwezig om te ondersteunen en zaken waar we tegen aan lopen direct aan te pakken.
Vragen?
Mocht je vragen hebben over deze migratie, aarzel niet om contact met mij op te nemen.
Met vriendelijke groet,
