Telefoon centrale configuraties bepalen

In uw telefooncentrale zijn diverse instellen en configuraties te bepalen. Een en ander afhankelijk van welk
type oplossingen en hosted centrale u heeft. In dit document behandelen we veel voorkomende aspecten en
in zijn algemeenheid vaak mogelijk zijn.

Het is het meest praktisch om de volgende volgorde aan te houden bij het bepalen van d de inrichting van
uw telefooncentrale:

  • Algemeen
  • Keuzemenu
  • Belgroepen
  • Gebruikers

Algemeen

In het kader van algemene instellingen dien u een aantal keuzes te maken. Dat gaat om:

Weergave

Bepaal hoe uw medewerkers binnen uw telefooncentrale zichtbaar zijn naar de buitenwereld (als de
ontvangende telefoon dit toestaat). Maak hierbij zowel een keuze voor de Bedrijfsnaam als het bedrijfsnummer. Uit de beschikbare nummers kiest u het algemene nummer van uw bedrijf. Let op: om te kunnen bellen moet u altijd een bedrijfsnummer instellen.

Als u een optie voor Toon bedrijfsnaam heeft, krijgen de mensen naar wie uw medewerkers bellen de bedrijfsnaam te zien en niet de naam van de medewerker.

Bij Nummerweergave kunt u kiezen of u het bedrijfsnummer wilt tonen of het persoonlijke nummer van een medewerker. Heeft de medewerker geen extern nummer dan wordt automatisch het bedrijfsnummer getoond.

Blokkeren uitgaand bellen

Wilt u het bellen naar bepaalde nummers blokkeren? Dan kunt u dat vaak via Blokkeren uitgaand bellen in één keer voor alle medewerkers regelen. Bijvoorbeeld het bellen naar internationale bestemmingen, naar servicenummers (0900, 0906, 0909) of naar mobiele nummers.

Schema’s

Bij Schema’s definieert u tijdschema’s en vakantieschema’s die voor uw organisatie relevant zijn. Gebruik een duidelijke omschrijving voor een schema. U kunt de schema’s bijvoorbeeld toepassen bij Nachtschakeling of Keuzemenu. Uw tijdschema kan gekoppeld zijn aan uw keuzemenu.

Nachtschakeling

Wilt u na sluitingstijd de binnenkomende gesprekken doorschakelen naar de bedrijfsvoicemail of een mobiel nummer? Dat kan met Nachtschakeling. U kunt deze schakeling handmatig of automatisch volgens een schema laten verlopen.

U kunt de Nachtschakeling aan, uit of op automatisch zetten. Automatisch betekent dat de nachtstand aan en uit schakelt volgens een tijdschema. U kiest zelf het bijbehorende tijdschema en/of vakantieschema. Afwijkend van dit schema kunt u de nachtstand handmatig aan- of uitzetten.

Hebt u de Nachtschakeling ingeschakeld, dan moet u ook instellen naar welk intern of extern nummer u een inkomend gesprek wilt doorschakelen. Dit kan bijvoorbeeld de extensie zijn van de bedrijfsvoicemail.

Wachtmuziek

Bepaal of u wachtmuziek voor alle gebruikers aan wilt hebben.

Keuzemenu

Met het keuzemenu kunt u een meldtekst afspelen en een aantal toetsen programmeren met een doorschakeling. De beller kan zo een keuze maken, waarna hij of zij wordt doorverbonden naar de gemaakte keuze.

In het keuzemenu kunt u een naam invoeren. Deze naam wordt binnen de bedrijfscentrale getoond, zodat medewerkers weten waar een gesprek vandaan komt. Net als bij een medewerker kunt u voor een keuzemenu een voornaam en achternaam invoeren, een extern telefoonnummer selecteren uit de beschikbare vrije telefoonnummers, en een extensie (intern nummer) kiezen. Dit is een vrij in te voeren nummer van 2, 3 of 4 cijfers.

Let op: om het keuzemenu te kunnen gebruiken moet deze tenminste een telefoonnummer of extensie hebben.

Inrichtingsmogelijkheden

U kunt een apart keuzemenu onder werktijd, na werktijd en tijdens vakantietijd inrichten of één keuzemenu voor altijd. U kunt er ook voor kiezen om na werktijd geen apart keuzemenu te presenteren, maar direct door te schakelen naar een belgroep, gebruiker, bedrijfsvoicemail of ander extern telefoonnummer (bijvoorbeeld mobiel nummer). Hiervoor kunt u de nachtschakeling inzetten. Een keuze menu definieert minimaal:

  • Toets
  • Type actie
  • Doorschakel nummer (optioneel)
  • Omschrijving

Belgroepen

Met een belgroep kunt u de toestellen van meerdere medewerkers bereiken onder één enkel groepsnummer (intern en/of extern). Bijvoorbeeld de groep verkoop, of de groep klantenservice. U bepaalt welke medewerkers
in de groep zitten en in welke volgorde hun toestellen gaan rinkelen.

De belgroep heeft een naam voor het overzicht. Net zoals bij een medewerker kan er voor een belgroep ook
een voornaam en achternaam worden ingevoerd. Deze naam wordt binnen de bedrijfscentrale getoond, zodat medewerkers weten waar een gesprek vandaan komt. Verder kan een extern telefoonnummer worden geselecteerd uit de beschikbare vrije telefoonnummers en er kan een extensie (intern nummer) worden
gekozen. Dit is een vrij in te voeren nummer van 2, 3 of 4 cijfers.

Let op: om de belgroep te kunnen gebruiken, moet deze tenminste een telefoonnummer of extensie hebben.

Binnen de belgroep kunt u een gespreksverdeling of policy kiezen. Dit is het patroon waarmee de beschikbare medewerkers binnen de belgroep worden opgeroepen. Bij een aantal patronen is de volgorde van de medewerkers in de ledenlijst van belang. Ook moet u instellen of er na een aantal keer overgaan een nieuw lid moet worden opgeroepen als de oproep niet wordt beantwoord.

 U kunt kiezen uit de volgende patronen:

  • Circulair: het gesprek wordt in circulaire volgorde aangeboden aan de eerst beschikbare medewerker, beginnend waar het laatste gesprek is gestopt
  • Vaste volgorde: het gesprek wordt aangeboden aan de eerst beschikbare medewerker, in de vast opgegeven volgorde uit de ledenlijst
  • Simultaan: alle leden uit de belgroep worden gelijktijdig opgeroepen. Degene die het eerst aanneemt, wordt verbonden met de beller
  • Uniform: het gesprek wordt aangeboden aan degene die het langst geen gesprek heeft ontvangen vanuit de belgroep

Gebruikers

Zorg voor een actueel en volledig overzicht van alle gebruikers en bijbehorende kenmerken. Per gebruiker moet minimaal het volgende bekend zijn:

  • Voornaam, achternaam
  • U selecteert een extern telefoonnummer uit de beschikbare vrije telefoonnummers
  • U kiest een extensie (intern nummer): dit is een vrij in te voeren nummer van 2, 3 of 4 cijfers
  • Voicemail of doorschakelingen
  • Let op: een medewerker moet een telefoonnummer of extensie hebben om te kunnen bellen
  • Gebruikersnaam t.b.v. inloggen of software applicaties/ mobiele applicaties.
  • Of en zo ja in welke belgroepen deze gebruiker is ingedeeld
  • Eventuele begroeting. Bij Begroetingen kunt u een (in de regel WAV, WMA of MP3) bestand uploaden als voicemailbandje. Bij Voicemail kunt u per individuele medewerker de voicemailinstellingen aanpassen. Verder dient u te bepalen in welke gevallen een beller moet worden doorgeschakeld naar de voicemail: direct, bij bezet en/of bij geen gehoor.
  • Profiel (optioneel)

 Bij grote groepen gebruikers is het wenselijk om te profileren. Dit betekend dat u een profiel creëert waarin de gebruikers configuratie is vastgelegd en u vervolgens per gebruiker slechts de unieke kenmerken van de gebruiker (voornaam, achternaam, extensie, mail, etc.) opgeeft en voor alle andere instelleningen verwijst naar een standaard profiel.

Voorbeeld profiel:

Naam profiel: Medewerker Hoofdkantoor

Unieke kenmerken:
Naam: Voornaam, achternaam
E-mailadres: Mailadres gebruiker
Extensie: Extensie nummer

Profiel kenmerken:
Extern nummer: Hoofdnummer
Voicemail: Geen
Doorschakeling , bij bezet en/of bij geen gehoor naar hoofdnummer\
Geen onderdeel van belgroepen
Gebruikersnaam: voornaam, achternaam

Terug naar overzicht

Deel via: