OHIO: Only Handle It Once
OHIO. Only Handle It Once. Behandel dingen maar één keer. Het klinkt zo logisch en simpel maar er zijn maar weinig mensen die het doen. Essentieel is om een beslissing te nemen en deze uit te voeren op basis van een logische workflow. Zodra er een actie jouw kant op komt (mailtje, appje, kort vraagje, rapport, tussendoortje) dien je direct te beslissen wat je er wanneer mee gaat doen. En dat doe je supersnel volgens een simpel model, die je een paar opties geeft:
- Weggooien
- Archiveren
- Delegeren
- Meteen doen
- Later doen
Het OHIO Systeem is helder en simpel:
- Duurt de actie die bij de vraag, taak, het berichtje of het idee dat in je hoofd oppopt hoort minder dan 2 tot 5 minuten? Voer hem dan meteen uit.
- Duurt de actie langer dan 5 minuten? Weet je nog niet wat je ermee wilt of kunt? Moet je nog overleggen of een standpunt bepalen? Plan hem dan gelijk in op een later tijdstip met behulp van je takenlijst (bv: Microsoft To-Do) of agenda (bv: Microsoft Outlook).
Project
Optie 3 is er nog voor als iets langer dan 1 uur duurt, maak er dan een project van. Een project kun je vervolgens ‘verkleinen’ door het op te splitsen in taken.
Zo simpel is het, maar houd je er altijd aan! Sla dingen niet op in je hoofd, want dat creëert stress en onrust.
Cockpit
Zorg ervoor dat je een cockpit voor je zelf creëert waar je overzicht hebt. In het voorbeeld van Outlook en To-DO richt je outlook bijvoorbeeld zo in dat het bovenste gedeelte van de scherm je agenda is en het onderste gedeelte je taken.
