Inbox Zero
De ‘Inbox Zero’ methode van Merlin Mann zorgt ervoor dat je dit met een klein beetje discipline zo geregeld hebt. Deze methode is een praktische en reëele manier om je inbox zo in te richten, dat deze niet alleen leeg is, maar waarbij je ook een duidelijk overzicht hebt van welke openstaande acties er openstaan en op welke e-mails jij nog antwoord moet krijgen.
Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet?
David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actie gebaseerde managementmethode gebaseerd op het principe dat een persoon, die zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Met een mailbox ingericht volgens de principes van Inbox Zero kun je je concentreren op andere taken, wij passen dit principe toe in combinatie met OHIO en het gebruik van een agenda en takenlijst.
Inbox Zero werkt als volgt:
Je maakt in je Mail maar drie (3) mappen aan:
- Inbox (die is vrijwel altijd leeg)
- Ooit (periodiek doornemen)
- Archief (alle bewaarde mails)
1. Pas de OHIO methode toe op iedere inkomende mail
Beslis bij iedere mail direct wat je ermee gaat doen op basis van de OHIO methode.
- Weggooien (delete)
- Niks / Archiveren (verplaatsen naar archief map)
- Delegeren (delegeren, indien nodig controle taak aanmaken en mail archiveren)
- Meteen doen (uitvoeren en mail archiveren)
- Later doen (in agenda plannen of taak aanmaken en mail archiveren)
- Ooit (verplaatsen naar ooit map en taak in agenda om de ooit map door te nemen)
Alles dat je moet doen of in de gaten moet houden staat dus in de Agenda of takenlijst.
Mail mappen (bijvoorbeeld voor verschillende klanten, projecten etcetera) zijn niet nodig aangezien de zoekfunctie van Microsoft Outlook zo goed werkt dat het zoeken op kernwoorden of personen in 99,9% van de gevallen leidt naar de e-mail die je zoekt.
2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het!
De essentie van inbox zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar één van de mappen of agenda/taken. Dit resulteert direct in een lege inbox met je acties duidelijk vastgelegd
De basis regels zijn simpel:
– Verwijder of archiveer eerst e-mails waar geen actie op genomen hoeft te worden.
– Verwerk e-mails met een actie direct als deze binnen twee tot 5 minuten afgehandeld kunnen worden.
– E-mails met een actie erop die langer dan vijf minuten zal duren verplaats je naar de agenda of takenlijst.
– E-mails met een actie erop, die beter door iemand anders gedaan kunnen worden kun je direct delegeren.
– Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandag ochtend bij de eerste kop koffie doorleest.
3. Bepaal bewust wanneer je je e-mail controleert
Plan je momenten om met e-mails aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de mails te verwerken. Door deze nieuwe werkwijze continue toe te passen, wordt het werken met inbox zero routine en zul je geen vaste momenten meer hoeven te prikken.
4. Verzonden e-mails met acties voor anderen.
Je ontvangt niet alleen veel e-mails, maar je verstuurt er evenveel of meer. De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats je direct naar de To-Do App met de categorie "status controleren/wachten op". Verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven onder de aandacht. Acties die je delegeert komen nu nooit meer tussen wal en schip.
