Gebruikersprofielen voor IT Beheer
Wil je dat je medewerkers prettig en productief werken? Door je werknemers in te delen in persona’s, kun je beter inspelen op hun behoeften omtrent werkstijl en devices. Bij VTM trekken we deze insteek ook door naar IT Beheer.
Als de IT-oplossingen niet zijn afgestemd op de werkzaamheden, wensen en voorkeuren van de verschillende werknemers, loopt de productiviteit al snel terug. Het werken met persona's levert dus niet alleen een efficiente en beheersbare IT organisatie op maar ook blije medewerkers.
Hoe werkt het? Ieder profiel representeert een groep werknemers. Binnen die gebruikersprofielen kun je meerdere persona’s opstellen. Elke persona vertegenwoordigt bepaalde werkzaamheden en IT-voorkeuren. Je standaardiseert daarmee dus de hard- en software per profiel en persona. Of omgekeerd: je levert maatwerk op groepsniveau.
Aan de slag met gebruikersprofielen in 3 stappen
1. Inventariseer de werknemerstypes binnen je bedrijf
Kijk verder dan één standaardmedewerker. Dat leidt tot ontevredenheid en weerstand. Voldoe aan de wensen en behoeften van de verschillende type werknemers door de juiste informatie te verzamelen van zakelijke en persoonlijke behoeftes. Zo creëer je een algemene omschrijving per type medewerker en weet jij precies welke gebruikersprofielen er zijn binnen jouw organisatie.
Op basis daarvan kun jij jouw medewerkers optimaal voorzien van de juiste middelen en een op maat gemaakte werkomgeving. Dit is het grootste voordeel van werken met gebruikersprofielen. Onderzoek heeft uitgewezen dat dit zich op lange termijn uit in hogere productiviteit, minder verzuim en gelukkigere werknemers. Tijd om te gaan inventariseren.
2. Maak verschillende categorieën
Als je de verschillende behoeften van medewerkers eenmaal in kaart hebt gebracht is het slim om de verschillende types in één overzicht te zetten en onder te verdelen in verschillende categorieën. Denk hierbij aan categorieën zoals functietitel, senioriteit en locatie, maar vermeld ook welke werkzaamheden, applicaties en tools van toepassing zijn voor een bepaald type werknemer.
Wanneer je dit overzicht eenmaal hebt zie je precies welke medewerkerstypes welke werkzaamheden en behoeftes hebben op het gebied van IT en is jouw gebruikersprofiel compleet.
Tip: als je twijfelt over de eigenschappen kan het nuttig zijn om een aantal interviews uit te voeren binnen de organisatie of een enquête te houden. Zo krijg je snel en eenvoudig meer informatie!
3. Bedenk persona’s en geef ze een naam
Als je eenmaal weet welke gebruikersprofielen er zijn binnen de organisatie, kun je persona’s bedenken. Elke persona vertegenwoordigt de wensen van een groep medewerkers met vergelijkbare werkzaamheden en behoeftes. Dit persoonlijke profiel kun je zo uitgebreid maken als je zelf nodig vindt.
Voeg bijvoorbeeld veel voorkomende karaktertrekken of veelgebruikte privé-apps toe. Door ze namen en menselijke eigenschappen toe te kennen zorg je ervoor dat het management en de rest van de organisatie zich kan inleven in de wensen en behoeften van de verschillende type werknemers.
Zelf mee aan de slag gaan? Gebruik onze Excel Template als handig hulpmiddel . Deze is sterk vereenvoudigd maar biedt zeker een mooi vertrekpunt.
