Vier tips voor uw telefonische afwezigheidsmelding

Met feestdagen zijn veel bedrijven minder goed bereikbaar. Terwijl goede bereikbaarheid juist een belangrijk onderdeel is voor de klanttevredenheid. Bent u ook tijdens feestdagen en vakanties afwezig? Ga dan klantgericht te werk en zorg voor een telefonische afwezigheidsmelding om uw klanten te informeren. Op deze manier kunt u de verwachtingen van uw klanten beheren. 

Maakt u gebruik van een hosted telefonie oplossing van VTM? Stuur ons uw afwezigheidsmelding zodat wij deze op de door u aangegeven dagen kunnen aanzetten. 

Vier tips voor een goede telefonische afwezigheidsmelding:

Tip 1: Wat staat er in de voicemail?

Hou de voicemail bondig en stem de voicemail af op de periode van afwezigheid. Vermeld dus duidelijk uw bedrijfsnaam, de periode waarin uw organisatie is gesloten en wens de beller ten slotte prettig feestdag of vakantie.

Tip 2: Bied alternatieven

Voor sommige organisaties is het nodig om bij calamiteiten toch voor hun klanten bereikbaar te zijn. In dat geval kan het handig zijn om een noodnummer in de tekst op te nemen. Herhaal altijd het nummer nog een keer. Dan kan de beller het nummer noteren.

Tip 3: Intonatie

De voicemail is het visitekaartje van het bedrijf. Het is de eerste indruk en die moet passen bij het bedrijf. Maak gebruik van intonatie, zodat de beller een persoonlijk en sympathiek gevoel aan overhoudt.

Tip 4: Terugzetten van de voicemail

Denk eraan om de reguliere voicemail weer terug te zetten. Het kan handig zijn om hiervoor een notificatie of herinnering in te stellen.

Hoe klinkt zo’n voicemail dan?

Een voorbeeld van een voicemail kan zijn: “Welkom bij bedrijf x. In verband met de feestdagen zijn we gesloten. Op dag x zijn we weer telefonisch bereikbaar vanaf tijd x. In geval van calamiteiten kunt u contact opnemen met ons noodnummer 06- xxx. Ik herhaal: 06-xxx. Na de toon kunt u een boodschap achterlaten. Vermeld uw naam en nummer en we bellen u dag x zo snel mogelijk terug. We wensen u fijne feestdagen!”

Gebruik voor het opnemen van de boodschap de speciaal ontwikkelde applicatie: ”Recorder” . Deze is beschikbaar in de AppStore van Apple en de Playstore van Android.

Hulp nodig bij het instellen van een telefonische afwezigheidsmelding?

Bent u afwezig tijdens de kerstvakantie? Controleer nu alvast of u zelf uw afwezigheidsmelding kunt instellen. Heeft u hier hulp bij nodig of wilt u dat VTM Groep dit voor u verzorgt? Neem direct contact met ons op via servicedesk-uc@vtmgroep.nl, zodat dit nog op tijd geregeld kan worden.