Hoe maak je jouw Business Optimalisatie project succesvol?

De meeste werkzaamheden binnen jouw organisatie zijn gebaseerd op de huidige Business Optimalisatie software. Echter na verloop van tijd kan jouw huidige Business Optimalisatie software belemmerend werken om als organisatie verder te groeien. Een frisse blik op jouw organisatie en nieuwe Business Optimalisatie software bieden dan uitkomst.

Implementatie van nieuwe Business Optimalisatie software is echter niet gemakkelijk. Business Optimalisatie projecten leiden in veel gevallen ook niet tot het beoogde eindresultaat. Een oorzaak hiervan is vaak verkeerde verwachtingen en uitgangspunten in het begin van het Business Optimalisatie project. Hoe is dit te voorkomen en hoe maak je jouw Business Optimalisatie project succesvol?

Alleen vervanging is niet genoeg

Vaak wordt gedacht dat alleen het vervangen van oude systemen de problemen en beperkingen in één keer oplossen. In de meeste gevallen is dit echter lang niet voldoende en wordt pijnlijk duidelijk, zodra het nieuwe systeem er is, dat er geen noemenswaardige verbeteringen gerealiseerd zijn.

Organisatorisch vraagstuk

Om dit te voorkomen is het belangrijk een Business Optimalisatie project niet te benaderen als technisch, maar als organisatorisch vraagstuk. Nieuwe Business Optimalisatie software bevat namelijk veel kansen om organisatorische doelen na te streven. Wanneer je op organisatorisch vlak duidelijk weet wat je wilt bereiken en verbeteren kun je daar jouw Business Optimalisatie project op afstemmen. Door goed te kijken wat nieuwe Business Optimalisatie oplossingen jou kunnen bieden, kun je die voordelen benutten tijdens jouw project.

• Efficiëntie

Het handmatig uitvoeren van taken kost onnodig veel tijd. Denk bijvoorbeeld aan het overtypen van papieren formulieren. Of een automatisch rekenproces, zodat je niet handmatig een offerte hoeft samen te stellen, maar de offerte direct op de site kunt gebruiken door middel van realtime calculatie.

Door dergelijke processen te digitaliseren, kun je de tijd die aan deze bewerkingen wordt besteed, verminderen. Dit betekent dat dagelijkse taken sneller kunnen worden uitgevoerd en dat medewerkers meer tijd over houden voor andere taken.

• Minder fouten

Geautomatiseerde processen resulteren in minder fouten. Het handmatig verwerken van gegevens wordt verminderd, wat de kans op menselijke fouten minimaliseert. Daarnaast kan er een koppeling tot stand worden gebracht met het huidige systeem, zodat je zeker weet dat de juiste gegevens worden gebruikt.

• Inzicht

Door processen digitaal in te richten kun je ze ook meten. Je weet hoe vaak, hoeveel, wie, wat, waar gedaan heeft. Dat zijn waardevolle inzichten die je voorheen niet had. Hierdoor ga je patronen zien, maar zie je ook wat niet binnen die patronen valt. Die uitschieters geef je aandacht, zodat je het proces verder kunt verfijnen en verbeteren.

• Duidelijkheid

Het automatiseren van bedrijfsprocessen biedt duidelijkheid. Iedereen weet wie, waarvoor verantwoordelijk is en er kan voorspeld worden wat de toekomst biedt. Niemand hoeft eraan te denken om anderen te vertellen dat het hun beurt is om een taak uit te voeren. In een geautomatiseerde workflow volgen taken elkaar automatisch op. Daardoor is het onmogelijk om stappen te missen in de workflow. Voor elke actie of taak is te achterhalen wie en wanneer deze is uitgevoerd.

• Gebruikerstoegang

Met behulp van workflowapplicaties kun je eenvoudig de toegang tot specifieke functies, pagina's of beheerinformatie beveiligen per gebruiker. Medewerkers hebben bijvoorbeeld alleen toegang tot specifieke onderdelen van het hele proces. Dit garandeert het proces en iedereen kan alleen de informatie zien die op hem of haar betrekking heeft, zonder dat medewerkers of workflows verzanden in een doolhof van irrelevante informatie.

Verbetering is leidend voor iedereen

Ook al ligt de focus van jouw Business Optimalisatie project op verbetering, het blijft een verandering voor jouw organisatie. Dat kan op weerstand stuiten binnen de organisatie. Door helder te communiceren en de voordelen voor de medewerkers ook te benadrukken, neemt de kans toe dat zij de nieuwe oplossing zullen omarmen. En dus dat jouw Business Optimalisatie project uiteindelijk slaagt! Dat is het geval als iedereen de verandering ervaart als verbetering.