De moderne werkplek laat MKB efficiënter en veiliger werken

MKB’ers die efficiënt en veilig samenwerken vinden nieuwe richtingen, kunnen grotere volumes aan en innoveren snellen. Het is ook niet vreemd dat we in de afgelopen 20 jaar 50% meer zijn gaan samenwerken. Maar al dat vergaderen, bellen en mailen kost gemiddeld wel 80% van de werkdag van de gemiddelde ondernemer. Kan dat niet anders?

Die 80% wordt komende jaren ook alleen maar meer, zeker nu we meer buiten kantoor werken. Hierdoor gaat veel kostbare tijd verloren. Met de moderne werkplek kan dit eenvoudiger, efficiënter én veilig. Het is tijd voor de moderne werkplek.

De moderne werkplek, gebaseerd op Microsoft 365, is de meest geavanceerde werkplekoplossing die momenteel voor handen is. Medewerkers hebben de vrijheid om te werken hoe en waar ze dat willen. Ze hebben toegang tot bedrijfsinformatie en -applicaties, kunnen gemakkelijk samenwerken met collega’s, kunnen hun tijd efficiënter indelen en zijn daardoor aanwijsbaar productiever.

Optimale bereikbaarheid

Het is steeds belangrijker om optimaal bereikbaar te zijn. Aangezien we steeds minder op één en dezelfde plek en met één apparaat werken, zorgt dit voor veel dagelijks doorverbinden. De trend is dat steeds meer ondernemers kiezen voor flexibel thuiswerken, waardoor de gemiddelde r receptionist soms overspoeld raakt met doorverbindverzoeken en het aannemen van berichten.

Vast mobiel (VaMo) integratie maakt een einde aan dit en meer uitdagingen. Een mobieltje versmelt met het vertrouwde, vaste nummer van kantoor. Hierdoor gedraagt een smartphone zich als een vast toestel en komen alle mogelijkheden van de hosted telefooncentrale samen op de smartphone. Met een vast telefoonnummer op mobiel ben je overal bereikbaar en kun je ook uitgaande gesprekken voeren met jouw vaste nummer op jouw mobiel.


VTM online werkplek


Overal en altijd toegang tot bestanden

Een bekend probleem in het MKB is dat bestanden versnipperd verspreid staan op bedrijfsnetwerken en -systemen, in verschillende tools, op verschillende apparaten. Soms heb je daarom geen toegang tot een bestand. Dat is niet alleen onhandig, maar ook niet van deze tijd. Bij een klant, onderweg naar een leverancier of in de werkplaats, overal moet je bij bestanden en contacten kunnen.

Dankzij Microsoft 365 heb je altijd toegang tot alle bestanden en contacten. Het enige wat je nodig hebt is een smartphone, tablet of laptop en een internetverbinding. Deze apparaten transformeren in volwaardige mobiele werkplekken met onder andere de bekende tools Word, Excel, PowerPoint, maar ook OneDrive, SharePoint en Teams.

Efficiënter samenwerken (Teams)

Een goede digitale werkplek is geïntegreerd, dat wil zeggen dat je vanuit één programma alles kunt doen. Voeg je bijvoorbeeld een contact toe op je smartphone, dan is die direct toegevoegd in je centrale database. Zo kun je meteen een vergadering plannen. Voeg je een nieuwe tabel toe aan een spreadsheet, dan kun je deze gemakkelijk vanuit Excel versturen.

Microsoft Teams zet je in een handomdraai een groepschat, -video- of -telefoongesprek op. Zo kun je overal en altijd snel vergaderen, zónder dat iedereen op dezelfde plek is. Wil je tijdens een vergadering een presentatie laten zien? In een handomdraai deel je jouw scherm. Heb je een ochtendvergadering gehad via video waarbij niet iedereen aanwezig kon zijn? Dan kun je de vergadering opnemen en later met de hele groep delen. Hierdoor mist niemand bijvoorbeeld belangrijke instructies die besproken zijn of afspraken die gemaakt zijn.

Veiligheid voorop

Cybercriminelen lijken steeds vaker uit te wijken naar bedrijven in het midden- en kleinbedrijf, omdat grote bedrijven hun beveiliging beter op orde hebben. Vroeg of laat krijgt bijna ieder bedrijf ermee te maken; datalekken, gijzelsoftware of virussen gooien roet in het eten en hierdoor ligt het werk stil, krijg je een deuk in je imago en kun je een hoge boete krijgen. Toch staat ondanks deze constante dreiging digitale veiligheid nog niet bij ieder bedrijf met stip bovenaan de agenda, terwijl dat juist wel zou moeten vandaag de dag.

Phishingmails

De grootste oorzaak van datalekken zijn menselijke fouten, denk aan het klikken op phishingmails. Vaak bevatten phishing e-mails links naar onveilige websites. Klik je daarop, dan kan zomaar jouw computer gegijzeld worden of dringen ongenode gasten het bedrijfsnetwerk binnen. ATP herkent gevaarlijke links. Klik je er toch op? Dan word je doorverwezen naar een pagina van Office 365 met uitleg over het gevaar van de link die je eerder aanklikte.


Multi Factor Authentication (MFA)


Multi Factor Authenticatie

Daarnaast maken mkb’ers het cybercriminelen vaak te gemakkelijk, meestal gebruiken ze een wachtwoord dat eenvoudig te kraken is. Te makkelijke wachtwoorden resulteert in 91% van alle geslaagde cyberinbraken.

Daarom is het tijd om anders in te loggen. Multi-factor authenticatie combineert een inlognaam en wachtwoord met iets tastbaars. Een populaire methode is een smartphone met bijvoorbeeld een sms-bericht. Of wanneer je inlogt op je computer met een wachtwoord verifieert een app op jouw smartphone of jij het daadwerkelijk bent. Druk op ‘ja’ op het scherm van je telefoon om toegang te krijgen of ‘nee’ als jij het niet bent.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van de moderne werkplek voor jouw organisatie? Neem dan deel aan ons webinar De Moderne Werkplek; voordelen en beveiliging, op donderdag 10 juni 2021.

Meer informatie

 

 
Deel via:
 

Whitepaper - Modern Workplace

De Modern Worplace gebaseerd op Microsoft 365 is de meest geavanceerde werkplekoplossing die momenteel voor handen is. 

Lees meer hierover in de whitepaper Modern Workplace.

Whitepaper modern workplace

Bekijk whitepaper

Volgende

TDD2021 webinar Samen versnellen met 5G en IoT yt
Samen Versnellen; The Digital Dutch 2021