5 voordelen van procesautomatisering voor jouw organisatie

donderdag 25 februari 2021

Organisaties hebben constant te maken met processen: taken die uitgevoerd moeten worden om iets gedaan te krijgen. Hoe groter de organisatie, hoe complexer en foutgevoeliger deze processen zijn. In dit geval is procesautomatisering een effectieve oplossing om fouten te voorkomen en de werkefficiëntie te verbeteren.

Workflowapplicatie

Workflowapplicaties zijn softwaretoepassingen die specifieke processen automatiseren. Elke afdeling profiteert van workflowapplicaties. De verkoopafdeling kan bijvoorbeeld het invoeren en opstarten van een verkoopcontract automatiseren en HR kan het onboardingproces voor werknemers automatiseren. Organisaties die processen efficiënter inrichten door middel van automatisering, profiteren van verschillende voordelen:

• Efficiëntie

  Het handmatig uitvoeren van taken kost onnodig veel tijd. Denk bijvoorbeeld aan het overtypen van een papieren formulier. Of bijvoorbeeld een geautomatiseerd leadgeneratieproces, waardoor je salesmensen meer buiten zijn, bij de klant aan tafel. Of een automatisch rekenproces, zodat je niet handmatig een offerte hoeft samen te stellen, maar de offerte direct op de site kunt gebruiken door middel van realtime calculatie.

  Door dergelijke processen te digitaliseren, kun je de tijd die aan deze bewerkingen wordt besteed, verminderen. Dit betekent dat dagelijkse taken sneller kunnen worden uitgevoerd en dat medewerkers meer tijd over houden voor andere taken.
  
  

• Minder fouten

  Geautomatiseerde processen resulteren in minder fouten. Het handmatig verwerken van gegevens wordt verminderd, wat de kans op menselijke fouten minimaliseert. Daarnaast kan er een koppeling tot stand worden gebracht met het huidige systeem, zodat je zeker weet dat de juiste gegevens worden gebruikt.
  
  

• Inzicht

  Nadat je eerste proces digitaal is ingericht, kan het worden gemeten. Je weet hoe vaak, hoeveel, wie, wat, waar gedaan heeft. Dat zijn waardevolle inzichten die je voorheen niet had. Hierdoor ga je patronen zien, patronen van wat dagelijks hetzelfde is, dus ook wat niet binnen het patroon valt. Die uitschieters geef je aandacht, zodat je het proces verder kunt verfijnen en verbeteren.

  De logboeken van processen worden realtime omgezet in een dashboard om de resultaten erop weer te geven. Het visualiseren van zogenaamde Key performance indicators (KPI’s) maakt het eenvoudiger om succes te managen. Je kunt bijvoorbeeld filters gebruiken om het dashboard uit te vouwen, zodat je met een paar klikken de informatie krijgt waarin je geïnteresseerd bent, welke ook correct en up-to-date is.
  
  

• Duidelijkheid

  Het automatiseren van bedrijfsprocessen biedt duidelijkheid. Iedereen weet wie, waarvoor verantwoordelijk is en er kan voorspeld worden wat de toekomst biedt. Niemand hoeft eraan te denken om anderen te vertellen dat het hun beurt is om een taak uit te voeren. In een geautomatiseerde workflow worden volgende taken automatisch geactiveerd en wordt de persoon die verantwoordelijk is voor de taak geïnformeerd over de acties die ze moeten ondernemen, of dat een actie reeds automatisch is uitgevoerd. Daardoor is het onmogelijk om stappen te missen in de workflowapplicatie. Voor elke actie of taak is te achterhalen wie en wanneer deze is uitgevoerd.
  
  

• Gebruikerstoegang

  Met behulp van workflowapplicaties kun je eenvoudig de toegang tot specifieke functies, pagina's of beheerinformatie beveiligen per gebruiker. Medewerkers hebben bijvoorbeeld alleen toegang tot specifieke onderdelen van het hele proces. Dit garandeert het proces en iedereen kan alleen de informatie zien die op hem of haar betrekking heeft. Dit is ook erg handig wanneer medewerkers bij meerdere workflows betrokken zijn. Op deze manier wordt input geleverd voor meerdere workflows binnen één applicatie zonder een doolhof van irrelevante informatie te worden.

Beter, sneller en goedkoper

Kortom, procesautomatisering is beter, sneller en goedkoper voor jouw organisatie. Beter, omdat het inzicht en duidelijkheid geeft in de werkzaamheden. Sneller, omdat handmatige werkzaamheden worden verminderd. Hierdoor hebben jouw medewerkers meer tijd voor andere taken. En goedkoper, omdat de snelheid en de consistentie waarmee je processen nu worden afgehandeld een kostenvoordeel oplevert ten opzichte van hoe het voorheen was ingeregeld. Nog los van de fouten die je reduceert.

Kennisessie Automatiseren tot de Max!

Ben jij benieuwd geworden naar de mogelijkheden van procesautomatisering voor jouw organisatie? Op vrijdag 19 maart organiseert VTM de kennissessie Automatiseren tot de Max! Tijdens deze kennissessie laten Laurens de Jong, business analist bij VTM, en Joeri Schnetz, operationeel directeur, zien hoe automatisering bedrijfsprocessen optimaliseert. We gaan dieper in op de impact van digitalisering en automatisering op bedrijfsvoering en bedrijfsmodellen, geïllustreerd met voorbeelden uit de praktijk.

Je komt alles te weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie. Ook is het mogelijk direct jouw vragen te stellen aan de specialisten. Inschrijven kan via jouw VTM accountmanager of via het formulier op de site. Deelname is gratis.

Microsoft Powertools

Afgelopen jaren hebben veel organisaties de moderne werkplek geïmplementeerd. Binnen die moderne werkplek bestaan een aantal powertools, zoals Microsoft PowerBI, PowerApps en Microsoft PowerAutomate, waarmee procesautomatisiering een stap dichterbij komt.

In onderstaande video legt Erwin den Braber, business consultant IT bij VTM, in het kort uit wat die verschillende powertools inhouden.