7 tips om factuurfraude te voorkomen
Een factuur komt binnen, je checkt 'm snel, alles lijkt in orde. Je klikt op 'betalen'...en het geld verdwijnt naar de rekening van een oplichter. Zó makkelijk kan het gaan. Factuurfraude is sluw en helaas steeds vaker succesvol. In deze blog lees je hoe het werkt, welke vormen er zijn én geven we je 7 tips om factuurfraude te voorkomen.
Wat is factuurfraude?
Factuurfraude is een zakelijke vorm van oplichting, waarbij je wordt verleid om geld over te maken naar de verkeerde rekening. De fraudeur stuurt een nepfactuur (of past een echte aan) in de hoop dat iemand in jouw organisatie zonder al te veel vragen deze afhandelt. De bedragen zijn slim gekozen: groot genoeg om winstgevend te zijn voor de crimineel, maar klein genoeg om niet direct alarmbellen te laten rinkelen.
Het lijkt een gewone betaling. Maar het geld komt nooit aan bij de echte leverancier.
De 3 meest voorkomende vormen van factuurfraude
1. De spookfactuur: dit is een volledig verzonnen factuur, die lijkt op een legitieme rekening. Er zijn twee veelvoorkomende varianten:
- De 'verkapte' offerte: een aanbod dat eruitziet als een factuur. In de kleine lettertjes staat dat je met betaling akkoord gaat met een abonnement of dienst die je nooit hebt aangevraagd.
- De lege factuur: je ontvangt een factuur zonder dat er iets geleverd is. Geen bestelling, geen contact. Maar wel een betalingsverzoek.
Let op kleine bedragen (tussen de 50 en 1000 euro), vaag taalgebruik, en een gebrek aan contactpersonen of duidelijke omschrijvingen.
2. De vervalste factuur: dit is de gevaarlijkste vorm. Je hebt écht iets besteld, en alles lijkt in orde...behalve dat het rekeningnummer subtiel is aangepast. Het logo, het taalgebruik, het bedrag...alles klopt. Alleen het geld verdwijnt richting een crimineel netwerk.
3. De dubbele factuur: je ontvangt twee keer exact dezelfde factuur. Soms zit het verschil alleen in de bestandsnaam, datum of een detailregel. Bij drukte of personeelswissel glipt zo'n duplicaat er makkelijk tussendoor.
Zo herken je een nepfactuur in de praktijk
Let op deze signalen:
- Heb je deze bestelling echt geplaatst? En bij deze leverancier?
- Kloppen factuurnummer, ordernummer en de tenaamstelling met je administratie?
- Is het rekeningnummer identiek aan wat in je boekhoudsysteem staat?
- Vertrouw je het niet? Bel dan altijd een bekend nummer uit je eigen systeem. Nooit het nummer op de factuur zelf.
7 tips om factuurfraude te voorkomen
- Check altijd het rekeningnummer, óók bij vaste leveranciers;
- Voer het vier-ogenprincipe in: elke betaling moet door minstens twee mensen worden goedgekeurd;
- Train je team in signalen herkennen. Onze security awareness training op Learn 360 behandelt dit onderwerp én houdt kennis actueel met kwartaalupdates;
- Verifieer wijzigingen in betaalgegevens telefonisch, en altijd via een nummer die je al kent;
- Werk met vaste contactpersonen bij leveranciers, zo weet je altijd wie je moet bellen bij twijfel;
- Gebruik boekhoudsoftware met ingebouwde controles op afwijkende factuurgegevens;
- Meld verdachte facturen direct bij Fraudehelpdesk of de politie. Hoe sneller je handelt. hoe beter.
Toch slachtoffer geworden van factuurfraude? Doe dit meteen:
Betaalde je per ongeluk toch een nepfactuur? Volg dan deze stappen:
- Doe aangifte bij de politie. Factuurfraude is strafbaar. Je aangifte helpt bij het onderzoek en biedt juridische basis als je stappen wilt ondernemen.
- Neem direct contact op met je bank. Misschien kunnen zij de betaling terugdraaien. Is het geld naar een Nederlandse rekening gegaan? Vraag dan de NAW-gegevens op van de ontvanger. Deze heb je nodig voor een eventuele civiele procedure.
- Meld het bij Fraudehelpdesk. Zij geven advies, verwijzen je door naar de juiste instanties en bieden hulp bij het verhalen van je schaden.